Digitalizzazione dei processi aziendali

La parola digitalizzazione è ultimamente inflazionata, digitalizza quello, digitalizza quell’altro… ma alla fin dei conti, un’azienda come può sfruttare e soprattutto cosa può sfruttare digitalizzando?

Facciamo un’esempio:

L’azienda XY che commercia in vini, oggi raccoglie gli ordini permettendo ai clienti (es. ristoranti, hotels, …) di ordinare in modo confuso. Tramite telefono, tramite fax (sì esiste ancora…), con la mail, o direttamente all’agente quando vanno a visitarli.

Vediamo i punti dolenti:

• tramite telefono: presuppone che presso l’azienda che commercia vini, ci sia il personale agli orari in cui il ristoratore vuole fare l’ordine… ma non sempre è possibile, se il ristoratore volesse fare l’ordine la sera dopo la chiusura, dato che si accorge che ha finito alcune annate del tal vino, non potrebbe farlo per telefono.
• allora probabilmente il ristoratore utilizzerà il buon vecchio fax oppure l’email. La mattina quindi il personale dell’azienda che commercia in vini dovrà filtrare gli mail delle ordinazioni da altri email che sono arrivati dalla chiusura del pomeriggio precedente. Fatto questo dovrà riprendere i dati dell’ordinazione ed inserirli a sua volta nel sistema di gestione degli ordini clienti. Con la possibilità di sbagliare a trascrivere, perdendo tempo, …
• abbiamo visto la possibilità di fare le ordinazioni direttamente all’agente, sì ma come? L’agente trascrive l’ordine su di un formulario cartaceo? Il ristoratore ha i formulari e lo da all’agente già compilato? Quindi anche qui avremo un potenziale rischio di errori e di sicuro un lavoro doppio per poi trascrivere gli ordini nel sistema di gestione degli ordini da parte del personale della ditta che commercia in vini.

Questi sono alcuni dei colli di bottiglia (scusate ma ci sta proprio bene dato che siamo in tema 🙂 che rallentano il processo d’ordinazione e che possono causare errori di trascrizione e quindi di ordinazione.

Vediamo le possibili soluzioni aiutandoci con la digitalizzazione:

• invece del telefono, fax o mail, facciamo in modo che il ristoratore possa ordinare da una semplice interfaccia web dove scegli i vini (magari dove gli viene proposta la sua “lista della spesa abituale” o le ultime comande) in modo da velocizzare il processo d’acquisto. Questi ordini, vengono poi in modo automatico (ma con la possibilità di essere revisionate dal personale della ditta che commercializza in vini) inseriti nel software di gestione degli ordini.
  • VANTAGGI: si evitano errori di trascrizione
  • VANTAGGI: si permette al cliente di ordinare 24 ore su 24 / 7 giorni su 7
  • VANTAGGI: gli ordini sono già pronti per essere controllati e sbloccati nel sistema di gestione degli ordini clienti
  • VANTAGGI: presso il fornitore non continuano a suonare tutto il giorno i telefoni, stressando il personale che anzi può organizzare meglio il proprio lavoro
  • SVANTAGGI (che poi magari non lo sono nemmeno): il cliente se sbaglia ad ordinare riceve la merce errata, al telefono avrebbe potuto interagire con il personale del fornitore (basta che questo punto sia chiarito e tutto funziona)
• invece del formulario cartaceo fatto compilare dall’agente o dato già compilato all’agente si potrebbe dirottare il cliente sullo stesso sistema spiegato al punto precedente oppure fornire l’agente di un tablet (ne esistono che si collegano ad internet e che costano veramente poco). Tramite il table l’agente ha un formulario web accessibile solo a lui, con il listino sempre aggiornato (prodotti e prezzi) e dove può selezionare i prodotti che il cliente vuole acquistare. Al termine del processo di comanda (che l’agente può fare insieme al cliente, magari anche facendo cross-selling e proponendo altri prodotti che il sistema web propone come “correlati” o “che il cliente potrebbe apprezzare”), l’agente genera ed invia in automatico sulla email del cliente la copia dell’ordine e l’ordine viene in modo automatico inserito nel sistema di gestione degli ordini della ditta XY.

Questo era un esempio che mostra come, analizzando i processi che sono utilizzati oggi e studiando come si potrebbero digitalizzare, si risparmia tempo, errori, denaro e sia i clienti che il personale della ditta fornitrice è meno stressato e può organizzare meglio il proprio lavoro.

Si apre il dibattito, voi cosa ne pensate? Che suggerimenti avreste per digitalizzare un’azienda del genere (fornitore di vini a ristoranti, hotel, ecc), quindi B2B?

Commentate più in basso, grazie!